In een crisis geef je wat je hebt

Projectleiders Sebastiaan van Buuren en Bart Goldsteen van de GGD IJsselland hebben de schone taak om het vaccineren en testen in goede banen te leiden. Hoe doen ze dat?

‘De uitdaging zoals de GGD die beschreef, maakte me enthousiast.’ Sebastiaan van Buuren, projectleider vaccineren, blikt terug op de start van zijn opdracht in december 2020. ‘De GGD zou aanvankelijk afgelopen zomer beginnen met prikken. Er zou druk op staan en ik zou te maken krijgen met veel verschillende belangen. De dynamiek, de setting, de onzekere situatie: ik zag het mezelf doen. Een dag na het eerste sollicitatiegesprek bleek alles al anders. Niet in de zomer maar al in januari moest de eerste prik door ons worden gezet. Ik werd aangenomen en had zes weken om een organisatie op te tuigen en locaties te regelen. Het is tekenend voor de wereld waar ik in stapte.’

Druk, dynamiek, snelheid

Druk, dynamiek, snelheid: het is wat ook Bart Goldsteen, projectleider testen, aanspreekt: ‘In de eerste maanden van de coronacrisis werkte ik nog voor de GHOR (Geneeskundige Hulpverleningsorganisatie in de Regio). Ik was bezig met het opzetten van een zorghotel in Lemele, voor het geval de ziekenhuizen en verpleeghuizen het niet meer aan zouden kunnen. Zo ver is het niet gekomen. Later kreeg ik de kans om projectleider testen te worden. Ik wist dat het intensief zou zijn, maar ik ben juist bij Veiligheidsregio IJsselland gaan werken omdat ik rampen- en crisisbestrijding een geweldig vak vind. Je weet niet hoe de volgende dag eruit ziet en hebt een duidelijke focus. Dat spreekt me aan.’

Werken op basis van scenario’s

Zowel Sebastiaan als Bart zijn met hun teams een spil in een groot, dynamisch, landelijk geheel. Doelstellingen en opdrachten kunnen per dag verschillen en niet zelden blijkt de praktijk anders dan de voorbereidingen op papier. Sebastiaan: ‘We werken op basis van scenario’s. Daar maken we routes op, zodat we meteen aan de slag kunnen als er een besluit wordt genomen, bijvoorbeeld tijdens een persconferentie.’ Bart: ‘Langer dan twee of drie weken vooruit kijken heeft doorgaans geen zin. Je moet zorgen dat je klaar bent voor de dag van morgen. Tegelijkertijd probeer je met een schuin oog voor te sorteren op de langere termijn. Het is steeds schakelen tussen details en de grote lijn.’
Wat Sebastiaan en Bart gemeen hebben: ze houden zich niet bezig met zaken waar ze geen invloed op hebben. Bart: ‘Mensen kunnen zich druk maken over maatregelen die worden afgekondigd. Dat kan ik begrijpen, maar voor ons werk is het niet van belang. Ik laat het gaan en richt me op waar ik het verschil kan maken met mijn team.’ Sebastiaan: ‘Als het over vaccineren en testen gaat, is de GGD een uitvoeringsorgaan.

Het testen en vaccineren zijn teamprestaties

We faciliteren. Dat betekent dat we moeten handelen op basis van de informatie die we hebben. Zo simpel is het.’ Waar de projectleiders wél invloed op hebben zijn de teams die ze aansturen. Sebastiaan: ‘In een paar maanden tijd hebben we een organisatie opgebouwd van achthonderd medewerkers. Heel betrokken medewerkers bovendien, met emoties. Zij namen de telefoon op en werden op locaties aangesproken door mensen die vonden dat ze recht hadden op een vaccin. Aan het beteugelen van die sentimenten hebben we veel aandacht besteed. In periodes van schaarste is dat niet eenvoudig.’ Bart: ‘Bedenk daarbij dat we veel medewerkers geen zekerheid konden bieden. Velen werkten op basis van een flexibel contract.’ Sebastiaan: ‘Ik kan niet lovend genoeg zijn over iedereen die geholpen heeft. Zoals ik ook veel bewondering heb voor de organisaties waarmee we samenwerken, zoals gemeenten, huisartsen, apothekers en scholen. Deze operaties, het testen en vaccineren, zijn teamprestaties.’

Keuzes op onderbuikgevoel

Vanwege de tijdsdruk en de onzekerheid maakten Sebastiaan en Bart niet zelden keuzes op onderbuikgevoel. Bart: ‘Een crisissituatie vraagt daarom. Je krijgt informatie en stelt vragen aan de landelijke diensten, maar zij weten ook niet alles. Om een voorbeeld te geven: in onze regio moest het aantal testlocaties worden afgebouwd. Welke sluit je? Daar zijn geen richtlijnen voor. Je weegt af, praat met gemeenten en organisaties, maar uiteindelijk is er iemand die moet zeggen: we gaan linksaf. Uiteindelijk besloten we de locaties in Raalte en Steenwijk te sluiten. In een grijs gebied goed luisteren, informatie verzamelen en dan een keuze maken, dat vind ik leuk.’
‘In een crisis geef je wat je hebt’, gaat Bart verder. ‘Het is puur. Of ik stress heb gekend? Gezonde stress misschien. Op de momenten dat het moet, begint de energie te stromen. Heb je informatie nodig? Dan bel je een bestuurder. Je denkt niet na maar gáát. In een crisis is dat geoorloofd. Je vertelt aan je leidinggevende wat je doet en aan de ogen zie je of je op de goede weg bent.’
Gevraagd naar moeilijke momenten wijzen Sebastiaan en Bart beiden naar periodes waarin de druk afnam. Bart: ‘Na afgelopen zomer werd het rustig op de testlocaties. “Wat doe ik hier?” dacht ik. Ik had anderhalf jaar in een flow gezeten. Kon ik nog wel een bijdrage leveren? Normaal ging ik hup naar mijn werk, nu moest ik mezelf heroriënteren.’ Sebastiaan: ‘Dat herken ik, ja. Toen het massavaccineren klaar was en we overgingen op een fijnmazige aanpak voelde je berusting in het team. Alsof iedereen even toegaf aan de vermoeidheid. We hadden een half jaar gerend, sommigen waren maanden onafgebroken bezig geweest. Het zorgde voor onzekerheid, ook bij mij. Ik ben meer van het doorgaan en de snelheid behouden.’

Doen wat je moet doen

‘Ik herinner me ook een zondag waarop ik op het punt stond om met mijn gezin te gaan wandelen’, gaat Sebastiaan verder. ‘Ik werd gebeld door een collega die vertelde dat de IJsselhallen werden ontruimd omdat er een balk kraakte. Op zo’n moment schakel je om en doe je wat je moet doen. Daarmee zei ik “nee” tegen mijn gezin. Toen ik wegging vroegen de kinderen: “Ben je wel op tijd thuis vanavond?” Dat is niet leuk. Maar ik wist waar ik aan begonnen was. Dat heb ik ook besproken met mijn vrouw. Je gaat een commitment aan, het duur- de alleen langer dan verwacht.’
Zowel Sebastiaan als Bart stapte af en toe op de fiets om zijn gedachten te verzetten. Sebastiaan: ‘Er waren weekenden bij met ruimte voor ontspanning, zeker weten. Naast het fietsen probeerde ik tussen het werk door een rondje te lopen buiten. Aan het begin van de coronacrisis gingen de vakanties niet door. Mijn schoonvader was net naar Curaçao vertrokken voor zijn werk, daar wilden we in de meivakantie langsgaan. Het heeft anderhalf jaar geduurd, inmiddels hebben we hem bezocht.’
Ook Bart is in de zomer van 2021 op vakantie geweest. ‘Als de coronacrisis min of meer voorbij is, wil ik nog een tiendaagse fietstocht maken, om dit alles af te sluiten. Aan het aantal vrije dagen zal het niet liggen, die heb ik inmiddels genoeg.’
‘Ik heb veel aan deze opdracht te danken’, besluit hij. ‘Het is een boost geweest voor mijn ontwikkeling. Het voelt alsof ik voor tien jaar aan kansen heb gekregen. Ik weet nog goed dat de crisis begon. Ik werd ziek en moest het crisisoverleg missen. Was er een keer een crisis, moest ik verstek laten gaan. Middenin de nacht, terwijl ik boven de wc hing, sprak ik mezelf toe. Ik ging het niet laten gebeuren. Ik wilde geen kans meer voorbij laten gaan.’